Doel: het verwerken van een aanvraag van een student die aan alle voorwaarden voldoet.
Voor wie: medewerkers International Office
1. Ga naar Osiris > menu 2320
2. Ga naar filter <jaartal> Erasmus+ grant aanvraag sem 1 (of sem 2)
3. Klik op ‘Zoek’
Dan zie je het volgende venster:
4. Klik op een student om deze in behandeling te nemen.
5. Ga naar het tabje ‘Buitenlandverblijf’ en zet de Status van de Procesregel ‘Erasmus beurs studie (of stage) <jaartal>, Type Proces ‘Aanvraagbeurs’, op ‘In behandeling’ en klik op ‘Opslaan’.
6. Kijk dan of er daadwerkelijk aanvullende beurs is aangevraagd en of er groen gereisd wordt. Je moet dan de checklist invullen, bijv. officiële DUO brief (JA of NEE), of doktersverklaring (JA of NEE) en/of ‘Declaration of Honour Green Travel Support’(JA of NEE). Als alles is aangevinkt/ingevuld, dan op Afgehandeld zetten en eerst opslaan.
7. Dan ga je verder met alle vragen te controleren/accorderen en sla tussentijds op.
8. Ga naar het tabje ‘Beursdetails’.
9. Hier moet je begin- en einddatum nog toevoegen, zoals is geregistreerd in de procesregel ‘Aanvraagbeurs’. Zoals ook is vermeld in de Grant Agreement en de Learning Agreement. De begin- einddatum moet namelijk overal hetzelfde zijn! Je vult de data in de onderstaande velden in:
Vul de manier van reizen in (GROEN of NIET-GROEN). Check het aantal kilometers enkele reis in de ‘Distance Calculator’ van de BM en vul dit in. Die vind je hier. Gebruik altijd enkele reis!
Geef aan of student recht heeft op Aanvullende beurs (Inclusie top up: JA of NEE).
Klik daarna op ‘Opslaan’.
Osiris berekent nu automatisch het aantal maanden en dagen en ook het totaalbedrag van de Erasmus+ beurs inclusief alle extra componenten. Je ziet dan het definitieve totaalbedrag dat de student moet invullen in de Grant Agreement.
10. Zodra alle onderdelen van de Erasmus+ aanvraag compleet zijn en op groen staan (=alles is correct ingediend), dan zet je het Besluit van de procesregel op ‘Voorwaardelijk toegekend’.
11. Ga dan terug naar het tabje ‘Beursdetails’ en klik rechtsboven op ‘Actie: Componenten maken’. Dan wordt automatisch een laatste component toegevoegd, namelijk component ‘Voorlopig’ (=de eerste 70%). Klik daarna weer op ‘Opslaan’.
During
1. Als er tussentijds (bij DURING= verlenging van de periode buitenland) of na terugkeer een wijziging is in de begin- en/of einddatum, dan moet het totaalbedrag opnieuw worden berekend.
2. Ga naar het tabje ‘Buitenlandverblijf’ en registreer daar de nieuwe begin- en/of einddatum, zoals we altijd al doen.
3. Ga dan naar het tabje ‘Beursdetails’ en pas daar – indien nodig – ook de volgende velden aan naar aanleiding van de wijziging(en) in de procesregel van de beurs: “Aanvangsdatum beurs” en “Einddatum beurs”. Klik dan op ‘Opslaan’. Hierdoor wordt automatisch het nieuwe aantal maanden en dagen berekend en het nieuwe basis totaalbedrag (inclusief Componenten).
4. Nu moet het totaalbedrag nog overeenkomen met het berekende bedrag in de BM.
5. In het geval van een veranderd bedrag (=verlening periode) wordt die betaling verrekend bij de eindbetaling/herberekening bij AFTER.