Doel: het verwerken van een aanvraag van een student die aan alle voorwaarden voldoet.
Voor wie: medewerkers International Office
1. Ga naar Osiris > menu 2320
2. Ga naar filter <jaartal> Erasmus+ grant aanvraag sem 1 (of sem 2)
3. Klik op ‘Zoek’
Dan zie je het volgende venster:
4. Klik op een student om deze in behandeling te nemen.
5. Ga naar het tabje ‘Buitenlandverblijf’ en zet de Status van de Procesregel ‘Erasmus beurs studie (of stage) <jaartal>, Type Proces ‘Aanvraagbeurs’, op ‘In behandeling’ en klik op ‘Opslaan’.
6. Kijk dan of er daadwerkelijk aanvullende beurs is aangevraagd en of er groen gereisd wordt. Je moet dan de checklist invullen, bijv. officiële DUO brief (JA of NEE), of doktersverklaring (JA of NEE) en/of ‘Declaration of Honour Green Travel Support’(JA of NEE). Als alles is aangevinkt/ingevuld, dan op Afgehandeld zetten en eerst opslaan.
7. Dan ga je verder met alle vragen te controleren/accorderen en sla tussentijds op.
8. Wanneer je begint aan de Grant Agreement moet je extra ‘componenten’ toevoegen.
9. Ga naar het tabje ‘Beursdetails’.
10. Hier moet je begin- en einddatum nog toevoegen, zoals is geregistreerd in de procesregel ‘Aanvraagbeurs’. Zoals ook is vermeld in de Grant Agreement en de Learning Agreement. De begin- einddatum moet namelijk overal hetzelfde zijn! Je vult de data in de onderstaande velden in:
Klik daarna op ‘Opslaan’.
11. Bij het tabje ‘Beursdetails’ berekent Osiris nu automatisch het aantal maanden en dagen en ook het totaalbedrag van de Erasmus+ beurs zonder alle extra componenten. Je ziet dat in dit veld:
12. Klik in het vakje ‘Beurscomponenten’ op het groene plusje en klik vervolgens op het ‘loepje’ en zoek de juiste componenten erbij waar de student recht op heeft, zoals:
- REISKOSTEN: deze moet je ALTIJD toevoegen. Kijk goed of er groen gereisd wordt of niet. Als er niet groen wordt gereisd, heeft de student ALTIJD recht op reiskostenvergoeding o.b.v. de stad in het land waar de student naartoe reist. Check het aantal kilometers enkele reis in de ‘Distance Calculator’ van de BM. Die vind je hier. Gebruik altijd enkele reis! En klik in Osiris op het juiste aantal kilometers (RSKT i.c.m. de juiste reisafstand).
- AANVULLENDE beurs: ‘Aanvullende beurs’: aantal maanden en aantal losse dagen (dit zijn twee losse componenten die je apart moet toevoegen). Klik daarna op ‘Opslaan’.
13. Je ziet nu een overzicht van alle componenten waar de student recht op heeft:
14. Reken nu het totaalbedrag uit, inclusief alle Top-Ups, dat de student moet invullen bij Artikel 3.4 in de Grant Agreement. Dit kun je op twee manieren doen:
OPTIE 1: je telt zelf handmatig alle losse componenten bij elkaar op plus het totaalbedrag erbij.
OPTIE 2: klik op het ‘Excel’ icoon boven de lijst van componenten.
Daarmee wordt er een overzicht gedownload. Open deze download en knip en plak het basis totaalbedrag (zie afbeelding onder puntje 11) onder het overzicht erbij en selecteer alle bedragen en klik op ‘Autosom’.
Je ziet dan het definitieve totaalbedrag dat de student moet invullen in de Grant Agreement.
15. Zodra alle onderdelen van de Erasmus+ aanvraag compleet zijn en op groen staan (=alles is correct ingediend), dan zet je het Besluit van de procesregel op ‘Voorwaardelijk toegekend’.
16. Ga dan terug naar het tabje ‘Beursdetails’ en klik rechtsboven op ‘Actie: Componenten maken’. Dan wordt automatisch een laatste component toegevoegd, namelijk component ‘Voorlopig’ (=de eerste 70%). Klik daarna weer op ‘Opslaan’.
During/After
1. Als er tussentijds (bij DURING= verlenging van de periode buitenland) of na terugkeer een wijziging is in de begin- en/of einddatum, dan moet het totaalbedrag opnieuw worden berekend.
2. Ga naar het tabje ‘Buitenlandverblijf’ en registreer daar de nieuwe begin- en/of einddatum, zoals we altijd al doen.
3. Ga dan naar het tabje ‘Beursdetails’ en pas daar – indien nodig – ook de volgende velden aan naar aanleiding van de wijziging(en) in de procesregel van de beurs: “Aanvangsdatum beurs” en “Einddatum beurs”. Klik dan op ‘Opslaan’. Hierdoor wordt automatisch het nieuwe aantal maanden en dagen berekend en het nieuwe basis totaalbedrag (excl. Componenten).
4. LET OP: als een student een Aanvullende Erasmus+ beurs krijgt, dan moet ook het volgende worden aangepast/gewijzigd:
5. Ga naar het vak met alle beurscomponenten erin. Dat ziet er zo uit:
6. En verwijder nu de twee losse componenten voor de Aanvullende beurs. In dit voorbeeld is dat: “AANV DAG 23” en “AANV MND 04”.
7. Verwijderen doe je door de regel(s) te selecteren en dan te klikken op het zwarte bolletje met het witte kruisje. Klik daarna op ‘Opslaan’.
8. En nu moet je de nieuwe componenten voor Aanvullende beurs toevoegen naar aanleiding van de nieuwe begin- en/of einddatum, zoals beschreven bij puntje 12. Klik daarna weer op ‘Opslaan’.
9. Nu moet het totaalbedrag inclusief alle losse componenten nog overeenkomen met het berekende bedrag in de BM.