Doel: het registreren van een non-eu contract met een partnerinstelling
Voor wie: IO medewerker
Let op: het EWP project is nog niet afgerond en wordt opgeleverd in delen (contractbeheer, learning agreements, transcript of records en nominaties
Non-EU: Ander format, zonder regels Erasmus. Vaak in overleg met partner via IO per mail. Eventueel op vraag van partner per post
Juridisch loket moet meekijken, maar als het dan eenmaal is afgesloten en compleet is:
Ga naar Osiris menu 3.2.08 Referentietabellen – Organisatie/Instellingen
In menu 3208 maak je een nieuwe partnerschool aan door op + te klikken, gegevens invullen. Als instelling registratie gebruik je afkorting land plus afkorting naam onderwijsinstelling.
Naam (eigen taal) is beter om hier de Engelse benaming te registreren
Plaats ook in het Engels
SCHAC-ID wordt hier niet ingevuld, omdat het geen Erasmus+ (EWP) contract betreft
Erasmus code hetzelfde als Instelling aanduiding
PIC-code heeft deze instelling niet omdat het hier geen Erasmus+ (EWP) contract betreft
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
Zichtbaar in lijst van categorie
Daar wordt niets aan veranderd
Contactpersonen bij instelling
Controleer of de namen van de contactpersonen nog juist zijn. Nieuwe contactpersonen voeg je toe door op het groene plusje te klikken.
Vergeet niet op te slaan. Heb je dit bij een contactpersoon gedaan, kun je deze ook niet meer aanpassen dus controleer eerst goed wat er staat.
Let op, vanaf 22 juli (Osiris release 22.26) is het scherm 3.2.10 verhuist naar 1.10 (zoekscherm) en 1.10.01
Ga naar Osiris menu 1.10.01 IO-contract
In menu 1.10 maak je een nieuw IO contract aan door op + te klikken en gegevens van nieuwe partner in te vullen ("contract" & "omschrijving" worden overgenomen uit 3208)
Contract
Gebruik hier ook de Instellingscode van het contract oftewel ook weer de Erasmus code afkorting land plus afkorting naam onderwijsinstelling
Omschrijving
General Agreement
Memorandum of Understanding
Ingangsdatum = 01-09 met jaartal van eerste collegejaar en Einddatum = 31-08 met jaartal van laatste collegejaar. Bijv. van 01-09-2022 t/m 31-08-2027 wanneer een contract wordt afgesloten voor vijf jaar
Contracttype
Drop down menu
Contract status gaat automatisch op ‘Concept’
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
Tekenbevoegde
Selecteer contract en zoek bij 'Tekenbevoegde' op naam.
Klik op het loepje en kies de tekenbevoegde
Voorzitter CvB
Voorwaarden plaatsing
Kan gebruikt worden om interne afspraken vast te leggen, zoals hoeveel plaatsen per academie of max. 2 studenten per semester
Koppel daarna de juiste instelling aan het contract - klik op + en zoek de instelling
De instelling kan niet worden gevonden als de partner niet op actueel JA staat (in 3208)
UITWISSELINGSAFSPRAKEN TOEVOEGEN
Menu 1.10.01
Klik op het plusje. Instelling komt er automatisch in te staan met naam.
Richting
Inkomend of Uitgaand
Type mobiliteit
Staf onderwijs, staf training, student stage en student studie
Collegejaar vanaf en t/m, bijvoorbeeld 2021 t/m 2027
Aantal plaatsen en Aantal maanden voor studenten mobiliteit
Aantal plaatsen en Aantal dagen voor staf mobiliteit
Vereist EQF-niveau is bijv. uitwisselen tussen Bachelor studenten of ook Master studenten
Er zijn ook mogelijkheden om interne opmerkingen te plaatsen bij ‘Voorwaarden plaatsing’ om bijv. duidelijk te maken dat eerste keuze bij een bepaalde academie ligt. En bij ‘Uitwisselingsafspraken’ om bijv. duidelijk te maken dat wij alleen studenten het eerste semester kunnen sturen.
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
TAAL TOEVOEGEN
Menu 1.10.01
Onderaan de Uitwisselingsafspraken vind je de taal afspraak en dat doe je per afspraak
Je kunt meerdere talen per afspraak registreren, maar ook bijv. EN-Engels voor inkomend en ES-Spaans voor uitgaand
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
ISCED CODE TOEVOEGEN
Menu 1.10.01
Onderaan de Uitwisselingsafspraken en naast de taal afspraak, vind je de ISCED code oftewel studie domein
Afgesproken is om alleen op het hoogste niveau te registreren, dus 041 ‘Business and Administration’ wordt nu 04(00) ‘Business administration and law’
Ook hier kun je een interne opmerking plaatsen wanneer de partnerinstelling bijv. alleen kan uitwisselen op hun ISCED code 0413, omdat het bij hen anders georganiseerd is
Faculteiten en Opleidingen
Wordt niet ingevuld
Buitenlandse faculteiten
Misschien is in het contract afgesproken dat het een uitwisseling is met de ‘Business school’ of Technisch instituut’ van de universiteit. Dan kan dat hier worden geregistreerd
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
Nadat alles is geregistreerd in Osiris ‘tekent’ Avans:
Tekenbevoegde is te vinden via het loepje en zoals die reeds heeft getekend op het originele contract wat op papier en per e-mail is vastgelegd
Tekendatum overnemen
Contractstatus komt op ‘Definitief’ te staan
Klik op ACTIE: Goedkeuren contract
PDF RAPPORT VAN IO-CONTRACT
Ga naar menu 9.1.61
