Doel: Controle door een medewerker van de academie.
Als deze stap actief wordt voor de academie heeft eerst het controleproces door International Office plaatsgevonden.
Hierbij zijn de volgende controles en acties uitgevoerd:
- Controle juistheid en leesbaarheid identiteitsbewijs
- Controle ICE gegevens
- Controle gegevens vooropleiding (Transcript of records / English language proficiency statement)
Voor wie: Medewerkers van het academiebureau
Dashboard Academie - nieuwe aanvragen opzoeken
In menu 2.3.08 zijn dashboards beschikbaar die de werkvoorraad, op basis van status, inzichtelijk maken.
Om nieuwe aanvragen te tonen kies je voor dashboard 'Openstaande verzoeken'.
Als je vervolgens op zoeken klikt worden rechts de resultaten getoond.
Je kunt je zoekfilter verder beperken door bijvoorbeeld een bepaalde status uit te sluiten
<> G wil zeggen dat je alles wilt zien behalve de status Geannuleerd
Controle starten
Om de controle te starten open je de regel door op [>] symbool te klikken.
De te controleren gegevens bevinden zich onderaan het scherm.
Dit betreft de velden die staan onder het kopje "Checklist: Controleer toelaatbaarheid ACA"
Let op: controleer eerst of de status bij de IO checklist: 'Dossier Compleet?' op Afgehandeld staat. Indien dat niet het geval is en de checklist 'Controleer toelaatbaarheid ACA' al wel op status Open staat graag contact opnemen met International Office.
Als bovenstaande in orde is kun je verder met de Checklist: Controleer toelaatbaarheid ACA.
Allereerst dient de rubriek in behandeling genomen te worden. Dit doe je door de status van 'Open' te veranderen naar 'In behandeling'. Vervolgens kies je voor 'Opslaan' rechts bovenaan het scherm.
Nu zullen de invoervelden beschikbaar komen om te kunnen vullen.
- Mocht je niet goed helemaal naar beneden kunnen scrollen dan kun het scherm ontkoppelen via het dropdownmenu bij 'Bekijken'.
- Na doorvoeren van diverse wijzigingen wordt gevraagd de aanvraag op te slaan. De knop voor opslaan vind je rechts bovenaan de pagina.
Partnerinstelling bekijken
Om te zien van welke partnerinstelling de student komt, kun je via Formulier Student - Algemeen deze informatie terugvinden (scherm 2.1.19).
Contract met een andere academie bekijken
Indien de student van een partnerinstelling komt welke een contract heeft met een andere academie dan waar de minor van is, is dat zichtbaar in menu Instelling (scherm 2.2.21).
Op dit scherm staat ook de uitwisselingsafspraak, deze moet gevuld zijn anders krijg je een foutmelding bij het accorderen van een aanmelding.
1. Wie voert de beoordeling uit?
-
De Docent voert de beoordeling uit
Als een beoordeling van een docent benodigd is, zet dan hier de status op 'Ja'.
Vervolgens kies je in het menu 'Acties' voor 'Toewijzen aan docent'.
Bij het toewijzen aan de docent moeten een aantal stappen worden doorlopen
- Afhankelijk van wat er moet worden beoordeeld vink je hier aan waar je de docentbeoordeling voor nodig hebt. Van hetgeen is aangevinkt krijg de docent in Osiris Docent de mogelijkheid om het te beoordelen.
- Wijs de docent toe die de beoordeling zal uitvoeren
- De mededeling (mail) die naar de docent wordt verstuurd staat hier automatisch gevuld. Hier hoef je niets mee te doen.
- (Op basis van deze velden wordt de status van de checklist aangepast. Dit onderdeel hoeft niet gevuld te worden. De status zal automatisch juist komen te staan
- Als laatste klik je op 'Toewijzen aanmeldingen'. De docent wordt nu op de hoogte gesteld van deze actie per mail en via Osiris Docent.
2. De academie voert de beoordeling uit.
Als er geen beoordeling van de docent nodig is, zet je de status op 'Nee'.
Klik vervolgens op opslaan
Pas als er op opslaan is geklikt kunnen de volgende stappen in het proces worden uitgevoerd.
Er zullen namelijk extra regels getoond worden na het opslaan.
De volgende controles kunnen worden uitgevoerd:
- Voldoet de student aan de voorwaarden qua vooropleiding?
- Is het niveau Engels van de Student voldoende? NB. Controleer ook de checklist van IO voor de controle die zij hebben uitgevoerd.
2. Toelaatbaar voor minor?
Om te controleren welke aanvragen door de docent beoordeeld zijn, selecteer je het dasboard 'Exchange/Freemover terug van docent'
Als alle gegevens zijn gecontroleerd (evt. met een docentbeoordeling) en de student is toelaatbaar voor de minor dan kan de status in deze regel worden toegekend.
Hierbij zijn 3 keuzemogelijkheden:
-
Toelaatbaar en geplaatst
Als deze optie wordt gekozen, en je slaat hierna de aanvraag opm dan wordt de rubriekstatus op 'Geplaatst' gezet en de aanvraag op 'Afgehandeld'.
Als de student is toegelaten stuurt de academie een mededeling naar de student. Hiervoor kies je bij 'Acties' voor 'Verstuur brief'
Kies bij splitsen voor 'Ja, verstuur als mededeling'.
Vervolgens kies je rechtsboven voor de actie 'Uitvoeren'.
De student ontvang nu een mededeling met in de bijlage een 'Certificate of acceptance'.
De status van de aanvraag zal op 'Afgehandeld' komen staan.
2. Toelaatbaar, maar op wachtlijst
Als de student toelaatbaar is maar op de wachtlijst wordt geplaatst dient er een mededeling naar de student te worden verstuurd. Kies hiervoor bij 'Acties' voor 'Verstuur mededeling aanmelding'.
Dan kies je voor mededeling 'Op wachtlijst'.
De status van de aanvraag blijft op 'In behandeling' staan.
3. Niet toelaatbaar
Als deze optie wordt gekozen EN de aanvraag wordt opgeslagen, dan verschijnt het veld ‘reden van afwijzing’
Let op! Deze mededeling is zichtbaar voor de Student.
En een mededeling dient in het Engels te worden ingevoerd.
Vul een opmerking en kies voor opslaan zodat de ingevoerde tekst ook wordt toegevoegd aan de mededeling
Als de student niet toelaatbaar is, dient er een mededeling naar de student worden verstuurd. Kies hiervoor bij ‘Acties’ voor “Verstuur mededeling aanmelding”
Hier kies je voor mededeling 'IO-INK-NOT-ACC - Student aanvraag niet geaccepteerd'.
In deze standaard mededeling wordt o.a. de reden van afwijzing vermeld, die je zojuist hebt gemuteerd.
De standaard mail heeft al een aanhef (Dear 'roepnaam'), een inleidende tekst (We regret to inform you that you have not been admitted to the study programme you applied for at Avans University of Applied Sciences.) en een handtekening.
Als laatste zet je de status van je Checklist op 'Afgewezen' (zie onderstaand schermprint).
Opmerking richting student in geval aanvullende info gewenst
Mocht er tijdens de controle nog een vraag zijn aan de student, dan kan deze via dit veld aan de student worden gesteld.
Hiervoor vul je het opmerkingen veld. Klik op Opslaan na het vullen van dat veld.
Vervolgens kies je bij acties ‘rubriek toepassen of verwijderen’
Let op: dit kan alleen indien de aanvraagstatus nog niet Afgehandeld is
Alleen het academiebureau kan de vraag om aanvullende informatie aan de student stellen, de docent kan enkel terugkoppelen aan het academiebureau dat er aanvullende informatie nodig is middels de beoordeling.
Kies rubriek aanvullende info nodig en actie toepassen
En klik op uitvoeren
Geef in onderstaand scherm aan, wanneer je de aanvullende info terug wil hebben
En klik op ‘bevestig termijn bewaking’. De student ontvangt een herinnering na 7 dagen indien hij/zij geen actie heeft ondernomen.
